Workshop Vergaderen
Vergaderen… De do’s en don’ts!
Als je een collega zou vragen naar de do’s en don’ts van vergaderen dan zegt diegene vast: DON’T! Ga vooral NIET vergaderen. Niemand kijkt uit naar een lange dag overleggen en in een saaie kantoorzaal zitten. Maar hoe lang we vergaderen en hoe saai, ligt grotendeels aan de mensen zelf, hoe zij zich gedragen tijdens de meeting en hoe de insteek wordt bepaald door dezelfde mensen vooraf! En daar kan je iets aan doen. Een paar korte tips;
Do: Duidelijke doelen stellen
Bereid de meeting goed voor door vooraf duidelijke doelen te formuleren. Waarom organiseer je deze vergadering en wat je ermee bereiken? Bedenk wie je nodig hebt om deze doelen te bereiken en nodig deze personen uit.
Don’t: op elk vergaderverzoek ingaan
Klakkeloos naar elke meeting gaan waarvoor je bent uitgenodigd is pure tijdsverspilling. Bezoek alleen vergaderingen met een duidelijk doel en waaraan jij een relevante bijdrage kunt leveren.
Do: gebruik een beperkte agenda
Een goede en vooral beperkte agenda is de sleutel tot een goede vergadering. Gebruik deze agenda als strikte leidraad voor de vergadering. Zorg voor een goede opbouw, structuur en duidelijke en haalbare doelen. Geen zwaaiingen en lange uitwijkingen tussendoor, kap dit af. Dit is voor na de vergadering bij de borrel of de lunch.
Don’t: vergaderen zonder bespreekpunten
Verzamelen van de vergaderpunten tijdens de vergadering? Helemaal niet handig, want zo is niemand voorbereid en duurt het veel langer en is de meeting niet effectief. Een goede en korte vergadering staat of valt bij de bepaling van agendapunten vooraf. Wanneer je de onderwerpen van tevoren weet, kun je je voorbereiden.
Do: gebruik de LSD-methode
Wees je bewust van het effect van jouw communicatie en die van anderen. Ga niet voor een ander antwoorden, luister aandachtig en maak oogcontact. Gebruik daarvoor de LSD-methode: Luisteren, Samenvatten en Doorvragen. Maar steeds; hou het zo kort en bondig mogelijk. Kletsen voor de gezelligheid kan achteraf bij de borrel!
Don’t: monologen
Gebruik een vergadering niet voor louter meedelen. Daar is een vergadering niet voor. Een meeting is geen eenrichtingsverkeer en mededelingen kun je ook op een andere manier doen, bijvoorbeeld via e-mail. Anders wordt vergaderen wel erg duur en tijdrovend. Vergaderen is meerrichtingsverkeer en bedoeld om te bespreken en gezamenlijk besluiten te nemen of ideeën te maken.
Do: maak je punt (op tijd)
Houd je strikt aan de tijdslimieten die je bepaalt voor elk agendapunt. En zodra er een besluit is genomen, noteer wat het besluit is, wie hiervoor verantwoordelijk is en wat de eventuele vervolgacties en deadlines zijn.
Don’t: WVTTK
Staat bij jullie aan het einde van de vergadering de afkorting w.v.t.t.k. op de agenda? Deze staat voor ‘wat verder ten tafel komt’ en veeg je vanaf nu voorgoed van de agenda. Doe je dit niet, dan stapelen de bijdragen zich aan het einde torenhoog op en weet je met zijn allen niet meer waar je eindigt. Laat mensen vooraf agenda punten indienen en beperk de agenda lijst. Gezellig napraten mag, maar niet tijdens de vergadering.
Do: besluiten- en actielijst, dus geen notulen!
Heb jij ook zo’n hekel aan het maken of lezen van lange verslagen en notulen? Vaak is het maken van een korte goede besluiten- en actielijst meer dan voldoende. Doe dat op persoonsnaam, dus per persoon de “TO DO” lijst maken met actiepunten voor de toekomst. Moeten er toch echt notulen gemaakt worden ivm protocollen? Doe dit dan los van de actiepunten en berg de notulen lekker op, en zend de actiepunten achteraf rond.
Bron: https://www.managementsupport.nl/vergaderen/blog/2018/11/vergaderen-dos-en-donts-10115570